代账公司做账，靠的是你每月交过去的单据；单据不全，账就做不准，申报也只能估着报。东莞企业每月要给代账机构的，说到底是七类东西：销项发票、进项发票、开票汇总、银行回单、银行对账单、费用发票，加上工资社保这一类内部资料。交的时间也有讲究，三个时点别踩空：次月月初交票、申报期内完成申报、年度终了前后做汇算清缴和工商年报。少交一类，轻则当月成本抵扣不上，重则申报数据与银行流水对不上，被约谈、被列异常。下面按单据类别说清楚，具体口径以主管税务机关和代账机构的现行要求为准。


一、先按四堆分类，别一股脑塞给会计

1. 卖出去的一堆：开给客户的发票，含作废和红冲的记录。

2. 买回来的一堆：供应商开给你的发票，含运费、房租、水电、办公用品。

3. 钱进出的一堆：银行回单和银行对账单，公户、一般户都要。

4. 人和其他一堆：工资表、社保缴费凭证、合同、借款和押金单据。

5. 分类交的好处很实际：会计一眼能看出缺哪类，不会月底才回头找你要。


二、销项：开出去的票怎么给

1. 数电票不用交纸质联次。在电子发票服务平台把当月开票明细导出，连同PDF或XML文件一起打包给会计。

2. 纸质票还没用完的，交记账联，抵扣联自己留存备查。

3. 开票汇总替代了原来的月度统计表。平台里能按属期查开票张数、金额、税额，月初导出上月的即可。

4. 作废和红冲要单独说明。哪张冲哪张、什么原因，一句话写清楚，否则账上收入和申报数会对不上。

5. 有未开票收入的，也要报给会计。收了钱没开票，一样要确认收入，这一项代账里漏得比较多。


三、进项：收进来的票，别忘了勾选确认

1. 现在不用拿票去税局扫描认证。一般纳税人在电子税务局做发票用途确认（勾选），选抵扣还是选不抵扣，当月定下来。

2. 专票、海关缴款书、旅客运输凭证、农产品收购凭证，抵扣口径不一样，交给会计时把类型标出来。

3. 货到了票没到，先登记。把货物名称、金额、供应商记一笔给会计，做暂估入库，票到了再冲。

4. 用于集体福利、个人消费的进项，不能抵扣。这类票不要混在可抵扣里交，混了要转出，还要补税。

5. 小规模纳税人不涉及抵扣，但成本票一样要给，企业所得税靠它。


四、银行：回单和对账单，两个都要

1. 回单是单笔凭证，对账单是月度汇总。会计做账用回单，核对余额用对账单，缺一个都做不完整。

2. 打印方式各行不同。多数银行的企业网银能下载电子回单和对账单，格式是PDF或OFD；不能下载的，去开户行柜台或自助机打。

3. 月初就把上月打完。拖到申报前两天才打，遇上系统维护或者柜台排队，申报就赶不上征期。

4. 现金收支要有单据。收据、签收单、内部审批单都算，光有金额没有依据，会计只能挂着。

5. 个人卡收过货款的，主动说。要么按借款挂账、要么确认收入，长期不报会被流水和申报数对出来。


五、费用票和人工：抬头、内容都要对

1. 抬头必须是公司全称加统一社会信用代码。开成简称、开成个人，都不能入账。

2. 与经营无关的消费不要往里塞。烟酒、旅游、家庭开支混进来，汇算清缴时要调增，还可能被认定虚列成本。

3. 工资要给三样：工资表、考勤或工时记录、个税专项附加扣除信息。

4. 社保要给缴费凭证。增减员的时点跟申报期绑定，新人入职、老人离职当月就要动，晚一个月可能多缴。

5. 房租、借款、押金要附合同。租金要发票，押金只是往来款不入费用，借款要写清利息怎么算。


六、什么时候交、怎么交，比交什么更容易出错

1. 次月月初交齐。多数机构要求每月三号到五号前把上月单据交完，留出做账和复核的时间。

2. 申报有硬时限。增值税、附加税费、企业所得税预缴，一般是次月十五日内，遇法定节假日顺延；小规模按季申报的，季度终了后十五日内。

3. 年度两个时点别忘。企业所得税汇算清缴在次年五月三十一日前，工商年报在六月三十日前，年报走国家企业信用信息公示系统。

4. 交要有清单。每月按四堆列一张交接单，双方签字或微信留痕，出了争议这就是凭据。

5. 电子交接也行，但要留原件。发票、回单的原文件存好，只发截图，后面要用的时候补不出来。


问：一个月一张票都没有，还要交资料吗？

答：要。银行流水、工资、社保不会因为没开票就消失，这些正是零申报的依据；不交就是账断档，等汇算清缴或者查账时补不回来，还要按逾期申报处理。

问：电子发票黑白打印出来能入账吗？

答：可以，但原文件要留着。数电票以电子形式保存，打印件只是辅助件；同一张票重复打印报销是常见问题，建议做一张报销台账，按发票号码登记。

问：微信、支付宝和老板个人卡收的货款，怎么交给代账？

答：导月度账单并标注性质。平台账单可以申请带章的流水，个人卡收款按借款或收入如实登记；一直挂着不处理，流水和申报数一比就出来了。

问：单据交晚了会有什么后果？

答：当月的进项可能抵不上、成本入不了账，只能先估着申报再调整；逾期申报会被处罚，连着几个月不报，可能被认定为非正常户，开票和贷款都受影响。

问：从别家代账换过来，交接要拿回哪些东西？

答：账套备份、记账凭证、财务报表、以往申报表、勾选确认记录、银行回单，还有开票和申报的系统权限。交接清单双方签字，申报表缺了会影响后续抵扣和汇算。


需要说明的是，代账服务合同的违约责任、因单据缺失导致错报漏报的争议处理与诉讼，属于专业法律服务范畴；涉及审计、涉税鉴证等专项业务的，建议通过具备相应资质的机构办理。立华星财务可以在代理记账、单据整理、账务交接等层面提供配套支持，与法律服务形成互补。


交资料这件事，本质是把企业一个月的经营痕迹完整交给会计：卖了多少、买了多少、钱怎么进出、人开了多少工资。七类单据对应四堆，三个时点对应月初交票、次月申报、年度汇算与年报。做顺了，每月花半小时整理，比月底翻箱倒柜找票省事得多。具体单据要求和交接方式以代账机构的现行规定为准，申报时限以主管税务机关公布的征期为准。


立华星财务长期为东莞地区企业提供公司注册、代理记账、乱账清理、变更注销等工商财税服务，持有《代理记账许可证》，编号 DLJZ44190320240027。在资料交接这件事上，可以协助做几件事：给一张按四堆分类的月度交接清单，标明每类要交什么；接手前先做一次账务体检，把漏票、断档、挂账理出来；按月核对银行流水与申报数，差异当月说清；终止合作时按清单交接账套、凭证、报表和系统权限。如果您的企业正在东莞找代账，或者每月交资料总